Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung der App "Belegt" verarbeitet werden, zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage. Belegt richtet sich an Dienstleistungsunternehmen (z. B. Winterdienst, Gebäudereinigung, Hausmeisterservice) und wird sowohl von Firmeninhabern/ Disponenten als auch von deren Mitarbeitern im Feldeinsatz genutzt.

1. Verantwortlicher

2. Welche Daten wir verarbeiten

2.1 Konto- und Firmendaten

E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt gespeichert) bei der Registrierung, Firmenname, Firmenadresse, Steuernummer und Rechnungseinstellungen, sofern Sie diese im Rahmen der Abrechnungsfunktion hinterlegen.

2.2 Mitarbeiterdaten

Name bzw. Anzeigename und E-Mail-Adresse der Mitarbeiter, die von einer Firma zur Nutzung eingeladen werden, sowie deren Rolle (Inhaber, Disponent oder Feldmitarbeiter). Ein Feldmitarbeiter sieht ausschließlich die eigenen Einsätze, keine Einsätze anderer Mitarbeiter.

2.3 Kundendaten Ihrer Firma

Name, Ansprechpartner, Adresse und Kontaktdaten der von Ihnen verwalteten Kunden (z. B. Hausverwaltungen) sowie die von Ihnen angelegten Einsatzobjekte inklusive Adresse und Geokoordinaten.

2.4 Standortdaten

Belegt erhebt Standortdaten ausschließlich anlassbezogen zum Einsatzzeitpunkt — es findet keine dauerhafte Ortung oder Bewegungsprofilbildung statt. Konkret:

• die Geokoordinaten eines Einsatzobjekts, ermittelt einmalig aus der eingegebenen Adresse oder durch manuelle Standortübernahme;
• bei Vorlagen mit Positionsnachweis (z. B. Hausmeisterservice) die GPS-Position des Geräts im Moment des Einsatzstarts, als Nachweis, dass der Einsatz tatsächlich vor Ort stattgefunden hat;
• optional die Aufnahmeposition von Vorher-/Nachher-Fotos, sofern der Mitarbeiter dem Standortzugriff zustimmt.

Der Standortzugriff ist in jedem Fall optional und kann in den Betriebssystemeinstellungen des Geräts verweigert werden, ohne dass ein Einsatz dadurch blockiert wird.

2.5 Fotos und Unterschriften

Vorher-/Nachher-Fotos zu einem Einsatz sowie digitale Unterschriften, die vor Ort eingeholt werden. Fotos können im Einzelfall Dritte abbilden (z. B. Personen im Bildhintergrund) — bitte weisen Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend auf einen sorgfältigen Umgang hin.

2.6 Einsatzdaten

Start- und Endzeit eines Einsatzes, ausgeführte Leistungen, ausgefüllte Formularfelder der jeweiligen Vorlage sowie automatisch abgerufene Wetterdaten (Temperatur, Niederschlag) zum Einsatzort und -zeitpunkt.

2.7 Technische Daten

Zeitstempel von Serveraktionen (z. B. wann ein Einsatz serverseitig angelegt oder abgesendet wurde) sowie technisch notwendige Protokolldaten unserer Infrastrukturdienstleister (siehe Ziffer 4).

3. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung der App-Funktionen (Einsatzerfassung, Objekt- und Kundenverwaltung, Abrechnung);
• Erstellung eines beweissicheren, gerichtsfesten Einsatzprotokolls, insbesondere bei Verkehrssicherungspflichten (z. B. Winterdienst);
• automatische Abrechnung auf Basis erfasster Einsätze;
• Synchronisation zwischen mehreren Geräten und Offline-Nutzung;
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere §147 AO für Rechnungen).

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags mit Ihrer Firma (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie, soweit einschlägig, unser berechtigtes Interesse an einer beweissicheren Dokumentation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Speicherung, Sicherheit und eingesetzte Dienstleister

Alle Daten werden bei Supabase (Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher) in einer EU-Region gehostet. Mit Supabase besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Wetterdaten werden serverseitig bei Open-Meteo abgerufen — dabei werden ausschließlich die Geokoordinaten des Einsatzobjekts und der Zeitpunkt übermittelt, keine weiteren personenbezogenen Daten.

Zur Offline-Nutzung werden Stammdaten und laufende Einsätze zusätzlich lokal verschlüsselt auf dem jeweiligen Gerät gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.

5. Speicherdauer

Einsatzdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung Ihrer Firma mit uns gespeichert. Rechnungsbezogene Daten unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (§147 AO). Nach Kündigung eines Firmenkontos werden übrige personenbezogene Daten innerhalb einer angemessenen Frist gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt ausschließlich an die in Ziffer 4 genannten Auftragsverarbeiter, soweit dies zur Erbringung der App-Funktionen erforderlich ist. Eine Nutzung Ihrer Daten zu Werbezwecken oder eine Weitergabe an Dritte zu werblichen Zwecken findet nicht statt.

7. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen;
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Wenden Sie sich hierzu an info@belegt-app.de. Sind Sie Mitarbeiter einer Firma, die Belegt nutzt, wenden Sie sich zusätzlich an Ihren Arbeitgeber als datenschutzrechtlich für Ihre Beschäftigtendaten Mitverantwortlichen.

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für Bayern ist dies das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).

9. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Datenverarbeitung durch neue Funktionen von Belegt ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite.